Wat is e-Procurement?
De
ontwikkeling van het internet heeft de opkomst mogelijk gemaakt van
online handel, die vaak de benamingen B2B (business to business) en B2C
(business toconsumer) meekrijgt. Door dit soort transactie kan men de
aankoopprocedures versnellen en kunnen er betere prijzen verkregen
worden door een betere mededinging.
De
sector van de overheidsopdrachten en de administraties konden het zich
niet veroorloven achter te blijven op dit gebied en zo zagen de laatste
jaren verschillende initiatieven op het vlak van informatisering van de
procedures en transacties m.b.t. overheidsopdrachten het licht.
De strategische doelstellingen van de invoering van deze instrumenten zijn
- een grotere doeltreffendheid en efficiëntie van de aankoopprocedures, administratieve vereenvoudiging,
- vermindering van de aankoopkosten en
- transparantie van de procedures voor overheidsopdrachten,
- een betere mededinging
- en de verdere ontwikkeling van de actoren bij overheidsopdrachten.
Recent
werd de Belgische wetgeving aangepast zodat de indiening van offertes
via elektronische media mogelijk wordt. De nieuwe richtlijn van de EU
betreffende de overheidsopdrachten gaat bovendien nog verder en
voorziet in de volledige informatisering van de procedures en
transacties.
Het federale e-procurement-systeem zal voorzien
- in
de behoeften van de ondernemingen in het kader van hun relaties met de
overheid, in het bijzonder wat betreft overheidsopdrachten en
- in
de behoeften van de administraties, niet alleen in het kader van hun
relaties met de bedrijfswereld, maar ook wat betreft de verbetering van
de processen inzake beheer van de overheidsdiensten.
De e-Procurement-tools
Bij
de verschillende soorten gunningsprocedures voor overheidsopdrachten
treft men vergelijkbare of zelfs identieke fases aan, namelijk:
- de publicatie
- de indiening van kandidaturen en/of offertes
- de evaluatie en de gunning
- de elektronische veilingen
- het gebruik van de catalogus de levering, de facturatie en de betaling.
Als
men de situatie van de informaticamarkt (in 2005) en andere projecten
die elders in Europe ontwikkeld worden analyseert kan men bovendien
afleiden dat er bijna geen totaaloplossingen bestaan en dat in vele
landen geopteerd wordt voor een modulaire aanpak, gebaseerd op
deverschillende fases van een aankoopprocedure. Deze aanpak is dus
uitermate aangewezen.
De op deze manier vastgestelde modules zijn:
- e-notification: publicatie van de opdracht en terbeschikkingstelling van het bestek op internet
- e-tendering: vraag-en-antwoordsessie, indiening en opening van de offertes en aanmaak van een pv van opening
- e-awarding: ondersteuning bij de evaluatie van de offertes en de gunning
- e-auctions:
omgekeerde elektronische veilingen De veilingen zijn enkel een
subproces van e-awarding, maar omdat ze op technisch vlak een speciaal
geval uitmaken, zowel wat betreft overheidsopdrachten als inzake
informatica, worden ze over het algemeen beschouwd als een aparte module
- e-catalogue:
plaatsen van bestellingen via een elektronische catalogus. De
elektronische catalogus is een onmisbaar instrument voor de
raamcontracten
- e-invoicing en e-payment: facturatie en betaling Deze modules zullen worden opgenomen in het FEDCOM-project
- DPS: dynamische aankoop systemen
Deze
e-procurement-informaticatools zullen internetapplicaties zijn die een
loket voor de gebruikers (front desk), ondernemingen of aankopers
zullen vormen en die eveneens zullen communiceren met andere federale
(of overige) applicaties en met backoffices van de administraties.
Economische reikwijdte en gewicht van de overheidsopdrachten
Het gewicht van de overheidsopdrachten kan worden geraamd op 10%1 van het BBP, dat in 2003 269 miljard €2bedroeg.
De
opdrachten van het federale niveau vertegenwoordigen gemiddeld +13% van
alle opdrachten. Redelijkerwijs kunnen we veronderstellen dat ze ook
13% vertegenwoordigen op budgettair vlak, ofte 3,5 miljard €. Elk % dat
op dit vlak bespaard wordt biedt aldus een meerwaarde van 35 miljoen €.
Gelet
op deze globale schattingen is het makkelijk te verstaan dat het
gewicht van de overheidsopdrachten op economisch vlak ruimschoots de
investering rechtvaardigt in informaticatools zoals e-procurement, die
gebruikt worden bij het continue-verbeterproces van de
aankoopprocedures.
De verwachtingen en behoeften van de federale overheid en van de ondernemingen
Het
is absoluut noodzakelijk dat de e-procurement-tools zo goed mogelijk
voldoen aan de behoeften en verwachtingen van de gebruikers, des te
meer omdat de overheid en de ondernemingen momenteel op geen enkele
wijze verplicht zijn om deze tools die hen ter beschikking worden
gesteld, te gebruiken.
Er
werden zowel bij de aanbestedende overheiden als bij de ondernemingen
onderzoeken gevoerd om hun verwachtingen en behoeften zo goed mogelijk
te bepalen.
Uit
deze analyse blijkt dat er een positieve houding is ten aanzien van
e-procurement, dat volgens de gebruikers de concurrentie en de
transparantie van de overheidsopdrachten zal verbeteren. Ze (overheid
en ondernemingen) willen allen applicaties die leiden tot
administratieve vereenvoudiging en tijdwinst en die zo
gebruiksvriendelijk mogelijk zijn.
Gratis tools
De voorgestelde tools zijn gratis, zowel voor de aanbestedende overheden als voor de ondernemingen.
Uiteraard is er ook voorzien in correctief onderhoud om zeer snel eventuele problemen te verhelpen.
Het
budget dat vereist is voor de uitvoering van dit project wordt gedragen
door P&O in het kader van de moderniseringsbudgetten van de
overheid.
e-Procurement en de Europese Unie
Het
e-Gov-beleid is een van de prioriteiten van de Europese Commissie.
Tijdens de verklaring van Manchester (oktober 2006) werd hieraan
herinnerd. Aan de hand van deze verklaring heeft de Unie zich
verschillende doelstellingen gesteld tegen 2010.
In
het bijzonder wat e-procurement betreft zijn de doelstellingen de
volgende voor de opdrachten die de Europese drempels overschrijden:
- · 100% van de informaticatools moet worden ingevoerd
- · 50% van de transacties voor overheidsopdrachten moet elektronisch gebeuren.
Een
andere bekommernis op Europees niveau is de interoperabiliteit van de
e-procurement-platforms tussen de lidstaten, dit om elke discriminatie
ten aanzien van ondernemingen van de andere leden te vermijden. Zo moet
een factuur verzonden door een Oostenrijkse firma even goed automatisch
verwerkt worden door de systemen van zijn land als door die van de
andere landen. Standaarden en normen voor de definitie van gegevens en
van functionele interoperabiliteit worden in verschillende werkgroepen
onderzocht.
In onze specificaties houden we zoveel mogelijk rekening met de reeds bestaande standaarden.
Samenwerking met de andere bevoegdheidsniveaus
Enerzijds
zijn de aanbestedende overheden onderworpen aan dezelfde wetgeving,
zowel op Europeesals op Belgisch niveau, anderzijds zijn de
e-procurement-tools kostelijk. Het lijkt dus logisch om te proberen
samen te werken met andere bevoegdheidsniveaus of op internationaal
vlak, dit om ieders middelen zoveel mogelijk te laten renderen.
Met
de andere Belgische bevoegdheidsniveaus lopen er initiatieven. In het
kader van de e-Gov-akkoorden werd een werkgroep e-Procurement
opgericht. Deze werkgroep vergadert regelmatig en probeert de
samenwerkingsverbanden die op dit termijn mogelijk zijn te vindenen
vast te stellen.
Momenteel is het publicatieplatform (e-notification) reeds toegankelijk voor de niet-federale aanbestedende overheden.
Ook op internationaal vlak werden verschillende contacten gelegd om de mogelijkheden terzake te proberen te bekijken.
Het federaal project
Op dit moment bestaat er een publicatieplatform (e-notification) (https://enot.publicprocurement.be). Deze software werd in 2008 vernieuwd, zodat er beter aan de huidige behoeften kan worden voldaan.
De e-tendering-software(indiening en opening van de offertes) staat online (https://eten.publicprocurement.be).De pilootfase werd met succes doorlopen. Een roll out in de federale administraties is voorzien in 2008.
e-Catalogue (https://ecat.publicprocurement.be).zit in een pilootfase met een beperkt aantal administraties en bedrijven.
In principe zal ook de aankoop van de e-awarding en de e-auctions-module gelanceerd worden.
Meer info?
Contacteer: e.proc@publicprocurement.be
Inhoud
