Comment envoyer votre e-facture

1. contexte

Depuis peu, la facturation électronique (e-facturation ou « e-invoicing ») est devenue la norme pour l’envoi de factures aux administrations.

L’e-facturation vise la numérisation approfondie de l’échange et du traitement des factures. Les e-factures ne sont pas des factures-papier numérisées ou converties au format PDF mais uniquement des factures électroniques établies dans un format structuré (XML ), conforme à la norme européenne sur la facturation électronique.

Les modalités de réception des factures électroniques mises en œuvre par les pouvoirs publics, ont été conçues pour maximiser le volume de destinataires pour les expéditeurs. A terme, ces modalités vous permettront de toucher tous vos clients, publics et privés, belges et étrangers, grâce à l’emploi :

  1. d’un format « universel » : PEPPOL BIS . La dernière version de ce format étant conforme à la nouvelle norme européenne sur l’e-facturation, que tous les adjudicateurs européens, soumis à la directive 2014/55/EU, sont tenus de pratiquer dès avril 2019, vous pouvez déjà être certain que tous vos clients institutionnels pourront la recevoir.
  2. d’une infrastructure-réseau « universelle » : PEPPOL, qui n’est rien d’autre que l’interconnexion des plateformes informatiques existantes, interconnexion nécessaire à la globalisation des échanges à des conditions économiques raisonables.
  3. de modalités contractuelles assurant une sécurité juridique à tous les échanges, tout en préservant le bon droit de chaque partie (expéditeur – destinataire) puisse s’équiper au mieux de leurs intérêts.
  4. d’autres caractéristiques de ces modalités, garantissant leurs pérennité.

Afin d’assurer une mise en œuvre cohérente de ces modalités au sein des 5.000 entités composant le secteur public belge, une ‘salle de courrier électronique centralisée’ a été mise en place ces dernières années : Mercurius.  Ceci garantit à tous les expéditeurs d’e-factures conformes à la norme que toutes celles-ci parviendront à tous leurs destinataires. De plus amples informations concernant cette plate-forme sont disponibles sur la page d’accueil du portail de Mercurius.

2. modalités pratiques pour les expéditeurs

L’envoi de factures électroniques implique nécessairement l’emploi d’un outil informatique : logiciel de facturation, de gestion commerciale, voire ERP ; sur ordinateur propre, en service partagé (cloud), …

Si vous ne disposez pas encore d’un tel outil,  le moment est peut-être venu d’envisager son acquisition et de consulter le marché. Quoique l’information commerciale sur le sujet reste peu diffusée, le développement de produits adaptés à la globalisation de l’e-facturation est en cours depuis plusieurs années. L’administration de la région flamande publie plusieurs listes de solutions actuellement disponibles sur son site consacré à l’e-facturation. Si nécessaire, d’autres initiatives seront prises par les pouvoirs publics afin de garantir la diffusion d’information dans ce domaine. Enfin, afin de vous permettre de prendre votre décision sans hâte excessive, l’administration a développé une fonction temporaire permettant l’encodage des factures  de toute entreprise belge vers les adjudicateurs belges,  sur le portail Mercurius.

Si vous êtes déjà équipé, tôt ou tard, le fournisseur de l’outil informatique utilisé sera amené à adapter cet outil afin de permettre la production et l’envoi de l’e-facture. C’est peut-être déjà le cas. Nous vous recommandons de le consulter afin de connaître les possibilités actuelles et futures de l’outil. Le cas échéant, élargissez votre information en consultant le marché (voir point précédent).

Si votre entreprise assure elle-même l’essentiel du fonctionnement de son parc informatique, il est possible de se procurer des produits et/ou services spécifiques dont l’intégration permet de rencontrer les exigences précitées. L’administration de la Région flamande maintient une liste de solutions visant ce public-cible (intitulée « Met ERP ») sur son site consacré à l’e-facturation.