Puis-je envoyer un recommandé électronique ? (question pour les acheteurs)

La législation relative aux marchés publics permet d’envoyer les recommandés de manière électronique, ce qui facilite le télétravail et permet d’éviter certains déplacements (tant pour les adjudicateurs que pour les opérateurs économiques).

Les envois recommandés sont notamment requis pour les notifications des décisions d'attribution dans le cadre de la loi du 17 juin 2013 relative à la motivation, à l'information et aux voies de recours en matière de marchés publics, de certains marchés de travaux, de fournitures et de services et de concessions, ainsi que pour les notifications de la conclusion du marché. Un certain nombre de formalités dans le cadre de l'exécution exigent également le recours à l’envoi recommandé (ou à « l’envoi électronique qui assure de manière équivalente la date exacte de l'envoi »).

Bien que l'article XII.25, § 1er, du Code de droit économique (ci-après C.D.E.) prévoie que nul ne peut être contraint de poser un acte juridique par voie électronique, il semble opportun, dans la situation actuelle, de souligner les avantages des transactions électroniques. Les opérateurs économiques sont libres d'accepter volontairement l'utilisation de moyens de communication électroniques et de transactions électroniques afin de rester opérationnels dans ces circonstances. En outre, une clause imposant l'utilisation de moyens de communication électroniques, y compris l’envoi recommandé électronique, pourrait également être incluse dans les documents du marché. En soumettant la demande de participation ou l'offre, le candidat ou le soumissionnaire marquera son accord sur l'utilisation de l’envoi recommandé électronique.

Quoique la législation relative aux marchés publics ne mentionne que l’envoi recommandé, il est important de signaler que le règlement eIDAS et le Code de droit économique prévoient que seul l’envoi recommandé électronique qualifié peut être assimilé à un envoi recommandé papier. Plusieurs avantages juridiques sont liés à cette assimilation, entre autres en ce qui concerne la force probante.

Afin de rencontrer la préoccupation selon laquelle un envoi recommandé électronique requiert l'accord du destinataire pour utiliser cette méthode, le législateur belge a prévu la possibilité d'utiliser le service d’envoi recommandé hybride (Annexe II, Art. XII.N2 C.D.E.). Dans ce cas, l’envoi recommandé électronique qualifié sera matérialisé et l'expéditeur ne dépendra pas de l'accord du destinataire de recevoir l’envoi recommandé de manière électronique. Si les conditions de l'Annexe II du Digital Act sont remplies, l’envoi recommandé hybride sera assimilé à l’envoi recommandé qualifié.

La date effective de dépôt ou la date d’envoi de l’envoi recommandé hybride est celle de l’envoi électronique (date de dépôt auprès du prestataire de service de l’envoi recommandé électronique qualifié), et non la date de remise de l’envoi recommandé électronique matérialisé auprès du prestataire de services postaux.  La date figurant sur l’accusé d’envoi recommandé électronique doit également figurer sur ou dans l'envoi matérialisé.

Il convient néanmoins d’attirer l’attention sur ce qui suit : certains prestataires de services d’envoi recommandé électronique qualifié proposent des solutions selon lesquelles l'expéditeur peut choisir le nombre de jours après lequel l’envoi recommandé électronique qualifié est « converti » en envoi recommandé papier (ultérieurement au « jour ouvrable suivant le dépôt », comme prévu pour un envoi recommandé hybride à l'annexe II du Digital Act). Dans ce cas, l'expéditeur doit supposer que la date de l’envoi recommandé n'est plus la date de l’envoi électronique mais la date de dépôt de l’envoi recommandé électronique matérialisé auprès du prestataire de services postaux.

En outre, l'utilisation de l'eBox peut également être envisagée. L'article 7 de la loi du 27 février 2019 relative à l'échange électronique de messages par le biais de l'eBox stipule que l'échange électronique de messages via l'eBox produit les mêmes effets juridiques que l'échange sur supports non électroniques et que cet échange est censé satisfaire à une éventuelle obligation d'utiliser un envoi recommandé, que ce soit ou non avec accusé de réception. Il convient toutefois de signaler que pour l'instant, l'eBox ne peut être utilisée, dans la pratique, que pour la communication des autorités publiques aux citoyens et aux entreprises, et non l'inverse. En d'autres termes, aucun système de communication bidirectionnelle n'a encore été mis en place. En outre, la valeur juridique prévue à l'article 7 ne s'applique que dans un contexte purement belge : d'une autorité belge à une entreprise belge ou à un citoyen belge. Pour la communication avec des entreprises étrangères, l'eBox n'offre donc pas la même sécurité juridique qu'un envoi recommandé électronique qualifié. L'eBox présente toutefois l’avantage qu’elle est gratuite et que les entreprises inscrites sont déjà familiarisées avec son utilisation. Une autorité qui veut utiliser l’eBox pourrait dans certains cas par contre être confrontée à un coût pour intégrer l’eBox dans son fonctionnement de travail.

Les autorités publiques qui s’enregistrent en tant qu’expéditeur disposent d’ailleurs de la  possibilité de savoir si une entreprise belge a déjà activé son eBox.

Plus d’information sur l’e-Box peut être trouvé sur les sites internet suivants :

https://info.eboxenterprise.be/

https://info.eboxenterprise.be/fr/pour-les-expediteurs-fournisseurs.html

Pour des éventuelles questions techniques, veuillez contacter le gestionnaire eBox via :  eBoxIntegration@smals.be.

Si plusieurs options d'expédition sont choisies dans la même procédure de passation, en particulier l'utilisation de l'eBox lorsque cela est possible, d'une part, et d'un prestataire de services pour l'envoi de courrier électronique recommandé qualifié, d'autre part, il convient de veiller à ce que la date d'expédition à prendre en compte soit la même pour tous les opérateurs enregistrés.

De plus amples informations sur l’utilisation des moyens électroniques  peut être trouvée sur le site internet suivant :

https://economie.fgov.be/fr/themes/line/commerce-electronique/signature-electronique-et/covid-19-comment-puis-je-en

31 mars 2020 (FAQ Covid-19)