Scénario 2 : Pendant l’ouverture du dossier

Conditions d’application :

Cas n°1 : Le président a déclaré la séance ouverte (premier clic sur le bouton « Ouvrir ») mais il est impossible de consulter une ou plusieurs offres contenues dans le coffre-fort électronique.

Base juridique :

Art. 94 de l’Arrêté royal du 15 juillet 2011 relatif à la passation des marchés publics dans les secteurs classiques

Conséquences :

  • Organisation d’une séance d’ouverture supplémentaire
  • Aucune nouvelle offre ne peut plus être déposée
  • Celles qui le sont déjà ne peuvent pas être modifiées ou retirées

Marche à suivre :

Pour toutes les procédures

Le président signale qu’une séance d’ouverture supplémentaire va être organisée étant donné que, pour des raisons techniques, les offres reçues par voie électronique ne peuvent être ouvertes

Lors de la première ouverture
  • Le président commence à ouvrir les offres papier ainsi que les copies de sauvegarde éventuellement reçues
  • Le président fait dresser un procès-verbal papier reprenant les éléments suivants:
    • le numéro de dossier;
    • la date et l’heure de la séance d’ouverture;
    • la mention du fait que l’ouverture électronique n’a pas pu avoir lieu en raison de problèmes techniques;
    • les offres papier reçues et les copies de sauvegarde;
    • une clause stipulant que tous les soumissionnaires connus ou présents à l’ouverture initiale recevront un courrier avec la date et le lieu de l’ouverture supplémentaire;
    • la feuille de présence;
  • le nom du président et celui du/des assesseur(s) ainsi que leur signature, et les éventuels remarques formulées par toute personne présente qui en exprime le désir
  • Le pouvoir adjudicateur envoie simultanément un courrier recommandé avec l’heure et le lieu de l’ouverture supplémentaire aux soumissionnaires connus ainsi qu’à ceux présents à la séance d’ouverture
Lors de la séance d’ouverture supplémentaire
  • Ouvrir les offres électroniques et créer le p.-v. d’ouverture
  • Joindre les offres papier au p.-v. d’ouverture comme stipulé dans le p.-v. papier de la première séance d’ouverture
  • Préciser qu’il s’agit d’une séance d’ouverture supplémentaire

 

Attention! Toutes les actions terminées après la déclaration d’ouverture seront considérées comme irrecevables (exemple : documents ajoutés, modifiés ou supprimés, signature d’offre…).

Documents