Les étapes-clé d'une adoption réussie de l’e-facturation

Aux adjudicateurs qui n’ont encore entrepris aucune véritable action dans le cadre de l’e-facturation et du respect de l’obligation européenne, nous proposons de structurer la démarche en 6 étapes-clé : (1) se conformer, (2) découvrir, (3) analyser (4) attribuer, (5) délivrer, (6) récolter. 

Bien entendu, ce canevas doit être adapté à votre contexte, à vos spécificités et à l’état d’avancement de votre organisation dans le domaine de l’e-facturation. A ce propos, les adjudicateurs dépendant des autorités régionales flamandes veilleront à s’intégrer aux mesures régionales qui les visent. Voir aussi la page Déploiement en Belgique.

L'e-facturation est avant tout un projet métier. Il est très important de tenir compte de l'évolution du degré d'implication du métier et de l'informatique au fur et à mesure de l'avancement du projet:

Se conformer :

En vous enregistrant sur Mercurius via ce formulaire,  conformez-vous à la nouvelle législation sur les marchés publics. Après votre inscription, vous recevrez une procédure qui vous permettra de demander un accès au portail

Découvrir :

Informez vos opérateurs économiques que vous préférez désormais recevoir les factures au format électronique. Ce  modèle de lettre peut vous être utile dans cette étape.

Grâce à Mercurius, familiarisez-vous à votre rythme avec ce nouveau format, et découvrez les opportunités qu’il vous apporte.

Analyser:

Mobilisez les compétences internes nécessaires.

Analysez l’existant. Identifiez les impacts positifs de l’automatisation du traitement des factures (quantitatifs et qualitatifs), et les ajustements nécessaires pour en bénéficier.

Définissez en détail votre stratégie de mise en œuvre de cette automatisation.

Pour la plupart des adjudicateurs, cette stratégie comporte un ou plusieurs appels d’offre, nécessaires à l’acquisition des capacités techniques requises, à des coûts adéquats

Attribuer :

Prospectez le marché en quête d’une solution adaptée à vos propres besoins et permettant, au moins, de recevoir des e-factures de n’importe quel opérateur économique se conformant au cadre PEPPOL. Rédigez votre appel d’offre et sélectionnez le ou les solutions et/ou services requis. tenez également compte des informations pratiques propres à la plate-forme Mercurius et à votre intégrateur.

Délivrer :

Mettez en place les solutions sélectionnées et assurez-vous de leur bonne intégration avec les composants existants

Récolter :

Visez une facturation électronique à 100 % 

Continuez à encourager vos opérateurs économiques à vous transmettre des factures électroniques structurées.  

Évaluez le progrès chaque mois grâce au calcul suivant :