10 jaar e-Procurement

Tien jaar na de start van het e-Procurement project bij de Federale Overheidsdienst Personeel en Organisatie (FOD P&O)  blikken we terug op een succesvolle overgang naar elektronisch aanbesteden. 

Inhoud 

  1. e-Procurement in ontwikkeling
  2. e-Procurement in gebruik
  3. Een decennium van verandering
  4. Verdere ontwikkelingen op korte termijn

e-Procurement in ontwikkeling

Met de publicatie van het Europese actieplan e-Procurement in 2004 stonden alle bestuursniveaus voor de uitdaging om ten laatste in 2010 het aankoopproces volledig digitaal te kunnen afhandelen. 

Het Ministerie van Landsverdediging startte in 2001 zijn eigen e-Procurement project, JEPP (1)  genaamd .  In 2004 werd op federaal niveau het actieplan e-Procurement goedgekeurd. Dit plan definieerde de scope van het e-Procurement project en welke actoren het dienden uit te voeren, te ondersteunen en te financieren.

In uitvoering van dit plan werd het project JEPP overgeheveld naar de FOD P&O en werd de dienst e-Procurement opgericht. Deze nieuwe dienst werd bij de FOD P&O ondergebracht met enkele deskundigen van het Ministerie van Landsverdediging. De federale dienst e-Procurement werd belast met het schrijven van een roadmap alsook met de volledige uitvoering ervan. De roadmap moest onder andere het projectplan bevatten van de door FOD P&O te ontwikkelen modules. Het budget voor de eerste module werd voorzien door Fedict. De financiering van de volgende modules kwam ten laste van de FOD P&O.

De roadmap e-Procurement werd in de eerste helft van 2005 goedgekeurd. Een plan werd opgesteld voor de aankoop van een vijftal nieuwe applicaties over een periode van 3 à 4 jaar. De roadmap voorzag de volgende visie: 

  • Deze applicaties worden modulair opgevat zodat ze apart geïmplementeerd  kunnen worden.
  • Er dient zoveel mogelijk gebruik te worden gemaakt van open-source componenten waaraan geen licentiekosten verbonden zijn. 
  • De applicaties moeten gratis ter beschikking staan van alle aanbestedende entiteiten in België.
  • Er dient zoveel mogelijk aandacht te worden geschonken aan synergieën met de andere bestuursniveaus.
  • De eindgebruiker dient zich te kunnen beroepen op een doorgedreven ondersteuning.

Daar waar in de eerste helft van 2005 het denkwerk werd verricht en de roadmap werd goedgekeurd, kon de praktische implementatie van het  project in de tweede helft van 2005 van start gaan. 

  • Eind 2006 ging de e-Tendering applicatie in productie. 
  • In 2007 werd het startschot voor e-Catalogue gegeven.
  • Het jaar daarop  werd de JEPP applicatie door e-Notification vervangen. 
  • In 2010 kwamen e-Auctions en e-Awarding online. 
  • Sinds 1 januari 2011 is het Bulletin der Aanbestedingen naar e-Notification gemigreerd. Sindsdien worden alle aankondigingen in België op e-Notification gepubliceerd.
  • Verder werd in 2014 het Centraal Gebruikersbeheer geïnstalleerd waarmee de eerste stap werd gezet naar een geïntegreerd platform.

e-Procurement in gebruik

De verandering van een volledig op papier gebaseerd naar een voornamelijk digitaal proces verloopt geleidelijk. 

Een aantal belangrijke acties hebben tot het versnellen van het gebruik van e-Procurement bijgedragen.

  • Voortaan konden aankondigingen volledig gratis en in een gestructureerd formaat worden gepubliceerd in het Bulletin der Aanbestedingen. Daar waar een aanbestedende overheid vroeger soms enkele honderden euro’s diende te betalen voor het laten publiceren van een  aankondiging , viel deze kost nu volledig weg. Het aandeel "elektronisch publiceren" groeide daardoor snel tot 100%..
  • Verschillende  bestuursniveaus, waaronder de Vlaamse Overheid, het Brussels Hoofdstedelijk Gewest, het Waals Gewest en de Franstalige Gemeenschap, erkenden al het belang van e-Procurement en sloten vrijwillig samenwerkingsakkoorden met de FOD P&O. 
  • Ook op lokaal niveau zagen aanbestedende overheden zoals enkele provincies, enkele grote steden zoals Luik en Antwerpen, bepaalde OCMW’s (Gent,…) het nut in van de federale e Procurement toepassingen in en sloten zich aan. 
  • Op federaal niveau beslisten het College van voorzitters én het College van administrateurs-generaal in 2010 dat het indienen van elektronische offertes voortaan zou worden toegestaan voor alle procedures op nationaal en Europees niveau.
  • Na het verschijnen van de omzendbrief “e-Procurement” op 07/12/2012 is het gebruik van de e-Procurement applicaties op federaal niveau nog verder toegenomen. Zo werd het gebruik van de Free Market voor opdrachten boven 31 000 euro verplicht  en werd e Catalogue aangeduid als het platform voor het beheer van raamovereenkomsten.

Al deze acties hebben bijgedragen tot de cijfers die we vandaag kunnen voorleggen. Met per jaar meer dan 28 400 aankondigingen, 4800 openingen, 21311 elektronische offertes en in totaal al meer dan 103 digitale catalogi en 2377 elektronische bestellingen in e-Catalogue, heeft de dienst e Procurement een stevige voetafdruk in het digitale economische landschap gezet.

javascript:void(0)

Naast het grote aantal gebruikers ingeschreven op het platform is ook de diversiteit van de aanbestedende overheden opmerkelijk. Niet alleen federale en enkele grote regionale aanbestedende entiteiten zijn actief, maar  ook tal van lokale besturen ( steden en gemeentebesturen, OCMW’s, kerkfabrieken, …) schreven zich in.

Met tal van aangesloten universiteiten, hogescholen, scholengroepen, …  is e-Procurement ook binnen het onderwijs aan een sterke opmars bezig. Daarnaast zijn andere sectoren zoals instellingen in de gezondheidszorg, grotere, door een overheid gesubsidieerde VZW’s prominent aanwezig.

 

 

Een decennium van verandering 

Een berekening van wat deze 10 jaar aan concrete besparingen hebben betekend, is complex. Er zijn tal van parameters waardoor dergelijke berekening niet correct kan worden gemaakt.  Het is daarentegen niet moeilijk om in te zien dat er dankzij het gebruik van e-Procurement al enorme besparingen zijn gerealiseerd.  

High-level spreken we van een mogelijke besparing van 5% tot zelfs 20% (2)  op de kosten verbonden aan overheidsopdrachten,indien alle opdrachten volledig elektronisch zouden verlopen. Naast dit theoretische cijfer willen we toch meegeven wat er het afgelopen decennium in de praktijk zoal is veranderd voor de aankopers, de ondernemingswereld en de overheid…

Onze aankopers merkten de volgende veranderingen op:

  • Een aankondiging diende geprint, ondertekend en per post of fax verstuurd te worden naar het Bulletin Der Aanbestedingen. De publicatie ervan kon tot 2 weken duren. Vandaag gebeurt de publicatie automatisch op het door de aanbestedende overheid online gekozen tijdstip. Publiceren kan zo 24u op 24u –  7 dagen op 7 – ook op zon- en feestdagen. 
  • Het publiceren zelf was ook niet gratis voor de aanbestedende overheid. Er diende nog een kost te worden verrekend van 5,20 euro per gepubliceerde lijn. Dit kwam voor vele aankondigingen op een totaalbedrag van enkele honderden euro’s. Vandaag is het publiceren van aankondigingen via e-Notification volledig gratis.
  • Een aankoper en diens organisatie dienden de papieren versie van de opdrachtdocumenten aan geïnteresseerde ondernemingen te bezorgen (via de post, verkoopkantoren,…), met onvermijdbare logistieke en administratieve werklast tot gevolg. Via e-Notification is dergelijke dienstverlening overbodig. 
  • Daar waar vroeger soms meermaals en niet altijd eenduidig  op een terugkomende vraag  werd geantwoord, verloopt dit proces via een vraag-en-antwoordforum volledig transparant.
  • Het beeld van een postwagen vol offertes vervaagt stilaan. Het eindeloos paraferen van elke pagina van een offerte is er ook niet meer bij. Het ontnieten en/of ontbinden van offertes om ze gemakkelijk te kunnen kopiëren en vervolgens te verdelen onder de evaluatiecommissie, hoort bijna tot het verleden. 
  • Dankzij hun digitale karakter kunnen offertes voortaan sneller worden geëvalueerd. Daar waar men 10 jaar geleden nog vaak beroep diende te doen op manueel tikwerk, bijvoorbeeld om gegevens vanuit papieren offertes in te voeren in een rekenprogramma, vraagt dit nu hooguit een “kopiëren-plakken”-bewerking.
  • Met e-Catalogue is er een platform gekomen dat toestaat dat catalogi over bestuursniveaus heen online ter beschikking worden gesteld. Zowel aan aanbestedende overheden en leveranciers wordt een uniforme en stabiele omgeving aangeboden, die niet gekoppeld is aan de tijdsduur van specifieke leverancierscontracten. Het aankopen via e-Catalogue biedt de voordelen van elke online-webshop: snel, gemakkelijk en efficiënt. Toegang tot catalogi kan op een transparante maar ook sluitende manier geregeld worden.

Ondernemers merkten de volgende veranderingen op:

  • 10 jaar geleden moesten ondernemers een betalend abonnement nemen om automatisch op de hoogte te worden gebracht van aankondigingen die beantwoordden aan hun bedrijfsprofiel. Anno 2015 kunnen ondernemingen deze mail gratis in de inbox krijgen door zich hiervoor (gratis) te registreren op e-Notification.
  • In tegenstelling tot een decennium geleden waar opdrachtdocumenten slechts ter plekke en tegen betaling konden worden opgehaald, kan een onderneming nu in de meeste gevallen met één simpele klik op de knop opdrachtdocumenten online raadplegen.
  • De offerte afdrukken, met de hand ondertekenen, driemaal kopiëren, inbinden en onder dubbele enveloppe tot bij de aanbestedende overheid brengen, heeft plaats gemaakt voor een druk op de knop en een elektronische handtekening vanop kantoor. Fileleed met een te laat ingediende offerte als gevolg behoort tot het verleden. De Vlaamse Overheid berekende dat dit een besparing van 80 % (3) per ingediende offerte betekende .
  • Een aantal redenen om een openingszitting bij te wonen vallen weg. Doordat firma’s online indienen, biedt het geen meerwaarde om naar de openingszitting te gaan en in extremis nog een offerte in te dienen. Ook om te weten wie een aanbesteding gewonnen heeft, hoeft men de openingszitting niet bij te wonen. Deze informatie wordt immers vermeld in het PV van opening dat via e-Tendering te allen tijde online kan worden geraadpleegd. Opvraging bij de aanbestedende overheid is bijgevolg niet meer nodig, een betalend abonnement bij een gespecialiseerde dienstverlener evenmin.

Op bestuursniveau hebben overheden in België volgende veranderingen waargenomen:

  • Hoewel het berekenen ervan quasi onmogelijk is, zijn er heel wat besparingen gerealiseerd op onkosten voor overheidsopdrachten. Een aantal taken zijn nu overbodig. We denken daarbij aan de vroegere drukkerij-gerelateerde taken van het  Bulletin Der Aanbestedingen, het organiseren van verkoopkantoren, het kopiëren van offertes, het verzenden van aankondigingen, …
  • Daarnaast kan ook worden verwacht dat dankzij een verhoogde concurrentie en de nieuwe aankooptechnieken die mogelijk gemaakt worden door e-Procurement, de overheid goedkoper kan aankopen dan vroeger. De Vlaamse Overheid neemt een stijging van het gemiddeld aantal offertes waar van 25% (van 4 naar 5 offertes gemiddeld).

Verdere ontwikkelingen op korte termijn

Op korte termijn wordt er in functie van de nieuwe Europese richtlijnen voor overheidsopdrachten en de omzetting ervan naar Belgische wetgeving gewerkt aan de implementatie van nieuwe functionaliteiten voor e-Notification en e-Tendering. In het kader van de verdere roll-out van e-Catalogue worden de mogelijkheden van deze applicatie uitgebreid, om aldus beter tegemoet te komen aan de behoeften van de gebruikers.

Aan het einde van dit jaar zal een grote tevredenheidsenquête worden gehouden omtrent het platform en de dienstverlening van e-Procurement. Zo kan de dienst e-Procurement de behoeften van zijn klanten beter identificeren.

 

 

Voetnoten

(1) JEPP: Joint Electronic Public Procurement Terug naar de tekst
(2) Cfr. 23nd meeting of the working group on electronic public procurement - Brussels, 29th march 2012 - meeting report Terug naar de tekst
(3) “Als het indienen op papier (€ 100) wordt vergeleken met het indienen via e‐Tendering (€ 3 + € 18), dan wordt duidelijk dat zonder veiligheidskopie (€ 19), de potentiële daling in lasten zou kunnen neerkomen op € 79. Aan het tarief “Intern – Midden” (€ 34 / uur) komt dit bedrag overeen met meer dan 2 uur in tijdsbesparing per offerte”. Uit: E-Procurement – meten van administratieve lasten – KPMG- in opdracht van de dienst Wetsmatiging van de Vlaamse Overheid –  19 januari 2011 –p. 11. Terug naar de tekst