Evalueer de geldigheid van een elektronische handtekening

Ondertekenen in e-Tendering

Er zijn twee ondertekeningsmethodes in e-Tendering :

e-ID methode: rechtstreeks in de applicatie ondertekenen met een Belgische identiteitskaart

Hierbij wordt de handtekening door e-Tendering herkend en zullen:

  • De handtekeningdetails op het PV van opening verschijnen
  • Groene vinkjes worden geplaatst bij de offerte op e-Tendering.

De aanbestedende overheid dient echter zoals steeds nog na te gaan of de ondertekenaar het juiste mandaat heeft om voor de firma een verbintenis aan te gaan.

3rd Party methode: buiten de applicatie met externe software ondertekenen.

Doordat de handtekening buiten het platform geplaatst werd, kan e-Tendering deze niet detecteren.

  • Er verschijnen geen handtekeningdetails op het PV van opening.   
    • Het veld “Informatie handtekeningen” bevat een 0.
    • Het veld “Details handtekeningen” bevat een 0. 

   
  • e-Tendering geeft oranje vinkjes bij de offerte

 

 Onder geen beding kan je op basis van bovenstaande situatie concluderen dat het indieningsrapport niet ondertekend zou zijn. Indien je deze waarschuwingen vaststelt, dien je nader onderzoek uit te voeren.

Voorbeelden:

  • Het ondertekend indieningsrapport kan als PDF-bestand opgeladen zijn. Het is immers perfect mogelijk het indieningsrapport als PDF te downloaden; het in een PDF-programma te openen (zoals bv. Acrobat Reader) en vervolgens een ondertekende versie van het indieningsrapport in e-Tendering op te laden.
  • Het ondertekend indieningsrapport kan als XML-bestand opgeladen zijn. Het is immers perfect mogelijk het indieningsrapport als XML te downloaden; het met behulp van externe software (bv. Digital Signature Service EU) te ondertekenen en vervolgens een ondertekende versie van het indieningsrapport in e-Tendering op te laden.

Identificeer het indieningsrapport

Het ondertekend indieningsrapport kan op twee manieren opgeladen worden:

a) Bij de offertedocumenten

b) Via het daartoe bedoelde venster dat 3rd party methode heet.

Indien de ondernemer optie b) gekozen heeft, zal het indieningsrapport onder de rubriek “Bestanden ingediend via de 3rd Party handtekeningsmethode” te vinden zijn.

  • Veelal heet het indieningsrapport “submission report-signed”, maar het kan eveneens onder een andere benaming opgeladen worden.

Indien je het rapport niet onder een gangbare benaming kan terugvinden, dien je elk ingediend bestand te verifiëren. De ondernemer kan, bij twijfel, hierbij meer informatie verschaffen.

Evalueer het niveau van de handtekening

Tot slot dienen de eigenschappen van het handtekeningsniveau gevalideerd te worden.

Je kan dit met de technologie en databank die de Europese Commissie voorstelt (zie https://ec.europa.eu/cefdigital/wiki/display/CEFDIGITAL/DSS ), nakijken.

  • Indien de handtekening het label QES draagt, spreken we over een Elektronisch gekwalificeerde handtekening. Vervolgens dien je nog op basis van de statuten van de firma en de eventueel ingediende volmacht na te gaan in hoeverre de ondertekenaar bevoegd is een handtekening te plaatsen.
  • Indien je een ander resultaat bekomt (d.i. Ades, Ades_QC, NA, …) raden we je aan de firma het bewijs te vragen dat de handtekening gekwalificeerd is. Gelieve er echter rekening mee te houden dat de dienst e-Procurement zich niet uitspreekt over de inhoudelijke elementen van het aangeleverd bewijs van een firma.