Kan ik de termijnen voor de indiening van de offertes aanpassen ? (vraag voor de aankopers)

Het wordt sterk aanbevolen om, wanneer de omstandigheden het toelaten, de termijnen voor de indiening van de offertes aan te passen wegens de Covid-19-crisis.

Een aanbestedende overheid heeft er immers alle belang bij om voldoende interessante en kwalitatieve offertes te ontvangen. De Covid-19-crisis heeft echter vaak ernstige gevolgen voor de ondernemers. Als ze al niet zonder meer hun deuren hebben gesloten, werden ze geconfronteerd met een inkrimping van hun personeelsbestand, een reorganisatie van hun werkmethoden en soms zelfs met problemen om zich te bevoorraden of met moeilijkheden op het vlak van de beschikbaarheid van hun onderaannemers. Deze situatie kan ook leiden tot problemen bij het vaststellen van de prijzen en het tijdig indienen van offertes.

Daarom kan het aangewezen zijn om, indien mogelijk, termijnen voor de indiening van de offertes vast te stellen die langer zijn dan de in de reglementering bepaalde minimumtermijnen. Het staat de aanbesteder inderdaad vrij om deze termijnen te verlengen.

Ook als uw opdracht reeds bekendgemaakt is, kan u nog steeds de datum voor de indiening van de offertes wijzigen. De termijnen die in de reglementering vastgesteld zijn voor het indienen van de offertes zijn minimumtermijnen. Ze kunnen dus eventueel worden verlengd.

In het licht van de huidige crisis heeft een aanbestedende overheid er dus alle belang bij om na te gaan of het wenselijk is de termijn voor de indiening van de offertes te verlengen. Deze kwestie moet geval per geval worden beoordeeld, rekening houdend met de continuïteit van de openbare diensten en alle specifieke kenmerken van de opdracht.

Afhankelijk van de gebruikte procedure wordt de termijn voor de indiening van de offertes verlengd via een brief/e-mail of door de publicatie van een rechtzettingsbericht.

19 november 2020 (FAQ Covid-19)