Kan ik een elektronische aangetekende zending versturen? (vraag voor de aankopers)

De wetgeving overheidsopdrachten laat toe om aangetekende zendingen elektronisch te versturen, waardoor het gemakkelijker wordt om te telewerken en sommige verplaatsingen kunnen worden vermeden (zowel voor de aanbesteders als de ondernemers).

Aangetekende zendingen zijn met name vereist voor het versturen van de kennisgevingen van de gunningsbeslissingen in het kader van de wet van 17 juni 2013 betreffende de motivering, de informatie en de rechtsmiddelen inzake overheidsopdrachten, bepaalde opdrachten voor werken, leveringen en diensten en concessies en voor de kennisgeving van de sluiting van de opdracht. Ook voor een aantal formaliteiten in het kader van de uitvoering moet gebruik worden gemaakt van aangetekende zendingen (of van “elektronische zendingen die op vergelijkbare wijze de exacte datum van de verzending waarborgt”).

Hoewel artikel XII.25, § 1, van het Wetboek van economisch recht (hierna WER) voorziet dat niemand verplicht kan worden rechtshandelingen langs elektronische weg te stellen, lijkt het in de huidige situatie opportuun om de voordelen van elektronische transacties te benadrukken. Het staat ondernemers vrij om vrijwillig het gebruik van elektronische communicatiemiddelen en elektronische transacties te aanvaarden om alzo in deze omstandigheden operationeel te blijven. Daarnaast kan ook in de opdrachtdocumenten een clausule worden opgenomen dat gebruik gemaakt dient te worden van elektronische communicatiemiddelen, met inbegrip van de elektronische aangetekende zending. Door de indiening van de aanvraag tot deelneming of de offerte zal de kandidaat of inschrijver zich akkoord verklaren met het gebruik van de elektronische aangetekende zending.

Hoewel de wetgeving overheidsopdrachten enkel melding maakt van een aangetekende zending is het belangrijk erop te wijzen dat de eIDAS verordening en het Wetboek van economisch recht voorzien dat enkel de gekwalificeerde elektronische aangetekende zending kan genieten van assimilatie met een papieren aangetekende zending. Hieraan zijn verschillende juridische voordelen verbonden, m.n. op vlak van bewijswaarde.

Om tegemoet te komen aan de bezorgdheid dat een elektronische aangetekende zending het akkoord voor het gebruik van deze methode vereist van de ontvanger, heeft de Belgische wetgever voorzien in de mogelijkheid om de dienst van de hybride elektronische zending te gebruiken (Bijlage II, Art. XII.N2 WER). Hierbij wordt de gekwalificeerde elektronische aangetekende zending gematerialiseerd en zal de verzender niet afhankelijk zijn van het akkoord van de ontvanger om de aangetekende zending elektronisch te ontvangen. Indien voldaan is aan de voorwaarden van de Bijlage II van de Digital Act wordt de hybride aangetekende zending gelijkgesteld met de gekwalificeerde aangetekende zending.

De effectieve datum van deponering of verzenddatum van de hybride aangetekende zending is deze van de elektronische verzending (datum van deponering bij de dienstverlener van de gekwalificeerde elektronische aangetekende zending) en niet de datum van de afgifte van de gematerialiseerde elektronische aangetekende zending bij de postdienstverlener. De datum op het bericht van de elektronische aangetekende zending moet eveneens op of in de gematerialiseerde verzending voorkomen.

Daarbij hoort echter nog de volgende kanttekening: sommige dienstverleners van gekwalificeerde elektronische aangetekende zendingen bieden oplossingen aan waarbij de verzender zelf kan kiezen na hoeveel dagen de gekwalificeerde elektronisch aangetekende zending wordt “omgezet” naar een papieren aangetekende zending (later dan “de werkdag volgende op de deponering” zoals voorzien voor een hybride zending in bijlage II bij de digital Act). De verzender dient er in dat geval vanuit te gaan dat de datum van de aangetekende zending niet langer de datum van de elektronische verzending is, maar wel de datum dat de gematerialiseerde elektronische zending wordt aangeboden bij de postdienstverlener.

Daarnaast kan ook het gebruik van de eBox overwogen worden. Artikel 7 van de wet van 27 februari 2019 inzake de elektronische uitwisseling van berichten via de eBox bepaalt dat de elektronische uitwisseling van berichten via de eBox dezelfde rechtsgevolgen tot stand brengt als de uitwisseling op niet-elektronische dragers en dat deze uitwisseling wordt geacht te voldoen aan een eventuele verplichting tot gebruik van een aangetekende zending, al dan niet met ontvangstbewijs. Er dient wel op gewezen te worden dat de eBox in de praktijk voorlopig enkel gebruikt kan worden voor communicatie vanwege de overheid aan burgers en bedrijven, niet andersom. Er is met andere woorden nog geen systeem van bi-directionele communicatie geïmplementeerd. Daarnaast geldt de juridische waarde voorzien in artikel 7 enkel in een louter Belgische context: van een Belgische overheid naar een Belgische onderneming of burger. Voor de communicatie met buitenlandse ondernemingen biedt de eBox dus niet dezelfde juridische zekerheid als een gekwalificeerde elektronische aangetekende zending. Het voordeel is wel dat het gebruik van de eBox gratis is en dat de ingeschreven ondernemingen reeds gewoon zijn om hiermee te werken. Een overheid die de eBox wil gebruiken, kan echter in sommige gevallen geconfronteerd worden met kosten om de eBox in haar werkprocessen te integreren.

De overheden die zich hebben aangemeld als “documentverzender” beschikken overigens over de mogelijkheid om te weten te komen of een Belgische onderneming zijn eBox reeds heeft geactiveerd.

Verdere inlichtingen omtrent de e-Box is beschikbaar of de volgende internetsites :

 https://info.eboxenterprise.be/

https://info.eboxenterprise.be/fr/pour-les-expediteurs-fournisseurs.html

Voor eventuele technische vragen kan contact opgenomen worden met de beheerder van eBox via: 

eBoxIntegration@smals.be

Als gekozen wordt voor diverse verzendingsmogelijkheden in eenzelfde plaatsingsprocedure, met name gebruik van eBox waar mogelijk enerzijds en een dienstverlener voor het versturen van gekwalificeerde elektronische aangetekende zendingen anderzijds, wordt er beter over gewaakt dat de in aanmerking te nemen datum van verzending dezelfde is ten aanzien van alle aangeschreven ondernemers.

Verdere inlichtingen omtrent het gebruik van elektronische middelen is beschikbaar of de volgende internetsites :

https://economie.fgov.be/nl/themas/online/elektronische-handel/elektronische-handtekening-en/covid-19-hoe-kan-ik-de

31 maart 2020