Stappenplan voor een succesvolle overstap naar e-facturatie

Aan de aanbesteders die nog geen echte actie hebben ondernomen in het kader van e-facturatie en de naleving van de Europese verplichting, stellen we voor om de aanpak in 6 hoofdstappen te structureren: (1) voldoen aan de norm, (2) informeren, (3) analyseren (4) toewijzen, (5) implementeren, (6) opvolgen.

Uiteraard moet dit patroon worden aangepast aan uw context, uw specifieke kenmerken en de voortgang van uw organisatie op het gebied van e-facturatie. In dit opzicht zullen de aanbesteders die verbonden zijn aan de Vlaamse overheid ervoor zorgen zich te integreren in de gecoordineerde maatregelen die hen aangaan. Zie ook pagina Uitrol van de overheden.

e-Facturatie is in de eerste plaats een business project, en niet alleen een IT-project. Het is dan ook erg belangrijk dat zowel business als IT sterk betrokken zijn in functie van de vordering van het project:

Voldoen aan de norm:

Registreer u bij Mercurius via dit formulier en volg de nieuwe wetgeving inzake overheidsopdrachten. Nadat u zich hebt geregistreerd, ontvangt u een procedure waarmee u toegang tot de portal kunt aanvragen.

Informeren:

Informeer uw ondernemers dat u voortaan liever elektronische facturen ontvangt. Deze modelbrief kan in deze stap nuttig zijn.

Dankzij Mercurius, kunt u zich vertrouwd maken, tegen uw eigen rythme, met de elektronische facturatie en de voordelen ervan.

Analyseren:

Schakel de mensen met de juiste competenties in.

Analyseer uw huidige systeem en processen. Definieer de voordelen van geautomatiseerde factuurverwerking (kwantitatief en kwalitatief), en eventueel nodige aanpassingen.

Bepaal in detail uw strategie voor het implementeren van deze automatisering.

Voor de meeste aanbesteders zal deze strategie leiden tot een of meer overheidsopdrachten om de meest efficiënte oplossing te vinden.

Toewijzen:

Bevraag de markt voor een oplossing die enerzijds voldoet aan uw eigen behoeften en er anderzijds voor zorgt dat uw e-facturen ontvangt die beantwoorden aan het PEPPOL-kader. Schrijf uw offerteaanvraag en selecteer de gepaste oplossing(en) en / of dienst(en). Houd evenwel ook rekening met de praktische informatie betreffende het Mercurius-platform en uw integrator.

Implementeren:

Implementeer de geselecteerde oplossing en zorg ervoor dat ze goed zijn geïntegreerd met bestaande componenten.

Opvolgen:

Streef naar 100% elektronische facturatie. 

Blijf de ondernemers informeren dat u nu liever elektronische facturen ontvangt.

Evalueer de voortgang elke maand met behulp van de volgende berekening: