Wat te doen indien het e-Procurement platform niet beschikbaar is ?

Als algemene regel geldt dat wanneer e-Tendering geen gelijke behandeling van alle inschrijvers kan garanderen, je best de uiterste indieningsdatum van je dossier verdaagt. Dit kan je doen door een erratum te publiceren in e-Notification (open dossier) of door een nieuwe uitnodiging met aangepaste indieningsdatum te versturen (beperkt dossier).

Je dient evenwel rekening te houden met twee elementen:

  • Het type dossier: gaat het om een open of om een beperkt dossier?
  • De status van je dossier: de beschikbare opties verschillen naargelang de status van het dossier.
  • De timing: op de uiterste indieningsdatum zelf heb je slechts een beperkte tijdsspanne waarin je een erratum kan publiceren of een nieuwe uitnodiging kan verzenden.

Hieronder vind je de te volgen werkwijze al naargelang de status en het type van je dossier.

Aandacht: ongeacht het type van je dossier dien je steeds de termijn van 6 of 8 dagen in acht te nemen zoals bepaald in artikel 9 van het Koninklijk Besluit plaatsing overheidsopdrachten in de klassieke sectoren van 18 april 2017.

 

Werkwijze

Stap 1: Over welk type dossier gaat het ?

Open Beperkt

Stap 2: Wat is de status van het dossier in e-Tendering?

Actief Opening van offertes/aanvragen tot deelneming noodzakelijk  Gesloten Geopend

Stap 3: Welke actie dien ik uit te voeren op mijn dossier?

De bekendmaking in e-Notification blijft actief zolang het dossier in e-Tendering niet werd gesloten.

Je kan de uiterste indieningsdatum dus verdagen door een erratum te publiceren in e‑Notification (zie handleiding e-Notification).

Zelfs indien je geen erratum publiceert, kunnen ondernemingen handelingen blijven uitvoeren op het dossier (documenten uploaden of intrekken, het indieningsrapport ondertekenen, …).

Zodra het erratum gepubliceerd is, wordt de status van het dossier in e-Tendering terug “Actief”. Inschrijvers kunnen handelingen blijven uitvoeren op het dossier. Indien het erratum ook op Europees niveau wordt bekendgemaakt, zal de uiterste indieningsdatum in e-Tendering pas na de minimale wachttermijn worden bijgewerkt. De status van het dossier wordt echter onmiddellijk aangepast naar “Actief” (er zal een boodschap verschijnen dat er een erratum in afwachting van bekendmaking is).

 

Opgelet: indien je je aankondiging via een e-Senderpakket verzonden hebt, is het aangewezen je erratum ook via je e-Senderpakket te versturen. Vervolgens dien je de uiterste indieningsdatum in functie van het erratum manueel op e-Tendering te wijzigen en te bewaren.