Info over verzenden uitnodigingsbrief via beperkt dossier

Voor de verzending van de uitnodigingsbrief bij een beperkt dossier op e-Notification wordt het jepp-cpp mailadres van de dienst e-Procurement gemaskeerd door het e-mailadres van de openbare aankoper die het dossier aangemaakt heeft.

Dit heeft als voordeel dat de openbare aankoper een foutmelding ontvangt indien het e-mailadres van de bestemmeling foutief of niet meer in gebruik is.

Gebruikers meldden ons dat door deze techniek de uitnodigingsbrief hen niet altijd bereikt heeft. De brief werd immers door e-mailfilters bij de bestemmeling tegengehouden.

De dienst e-Procurement bekijkt hoe deze techniek verfijnd kan worden. In tussentijd willen we u attent maken op volgende werkwijzen:

- Vraag in de uitnodigingsbrief dat de firma u binnen de 2 werkdagen een ontvangstbevestiging per mail verzendt.

- Verifieer de consultatie van de opdrachtdocumenten in het beperkt dossier zoals uitgelegd in de handleiding “e-Notification – Openbare Aankopers”, hoofdstuk 8.2.2.

Indien u merkt dat sommige bedrijven de uitnodigingsbrief niet ontvangen en/of het bestek niet geraadpleegd hebben, dient u actie te ondernemen.

Verzend in dat geval de brief en/of het bestek via een ander kanaal (eigen e-mailprogramma, aangetekend schrijven). Welk kanaal u ook verkiest, vergewis u ervan dat u een ontvangstbewijs ontvangt.

Doelgroep: 
Aankoper - Onderneming
Thema: 
e-Procurement - e-Notification