e-facturen verzenden

1. context

Onlangs is elektronische facturatie ( "e-facturatie") dé norm geworden voor het verzenden van facturen naar overheden en alle andere organisaties die ressorteren onder de wetgeving op de overheidsopdrachten, van scholen tot ziekenhuizen.

E-facturatie is gericht op een vergaande digitalisering van de uitwisseling en verwerking van facturen. Onder e-facturen verstaan we dus geen papieren facturen die zijn gescand of geconverteerd naar PDF, maar wel volwaardige elektronische facturen die zijn opgesteld in een gestructureerd formaat (XML) dat voldoet aan de Europese norm voor elektronische facturatie.

De overheden hebben gekozen voor een model van e-facturatie waarbij een maximaal aantal ontvangers bereikbaar wordt voor de verzenders van e-facturen. Hierdoor  zult u uiteindelijk zowel uw publieke als private klanten, in binnen- én buitenland, op dezelfde manier e-facturen kunnen sturen. Dit wordt mogelijk gemaakt door het gebruik van:

  1. een ‘universeel’ formaat: met name het PEPPOL BIS formaat. De recentste versie van dit formaat is compatibel met de nieuwe Europese norm voor e-facturering die van kracht wordt voor alle Europese aanbesteders, onderworpen aan de richtlijn 2014/55 / ​​EU. Vanaf april 2019 kunt u er bij deze dan ook van op aan dat al uw publieke klanten die zullen kunnen ontvangen.     
  2. een "universele" netwerkinfrastructuur: PEPPOL, die niets anders is dan de koppeling tussen bestaande IT-platforms. Deze koppeling is nodig om te komen tot een veralgemening van de uitwisseling tegen de gunstigste voorwaarden.    
  3. contractuele bepalingen waarin een juridische basis wordt voorzien voor elke uitwisseling, en waarbij de verschillende partijen (verzender - ontvanger) de mogelijkheid krijgen een oplossing te kiezen die voor hen optimaal is.
  4. andere aspecten van dit model, die de duurzaamheid ervan verzekeren

Met het oog op een gecoördineerde aanpak om dit model te implementeren bij alle 5.000 entiteiten van de Belgische publieke sector, werd de afgelopen jaren een 'centrale elektronische postkamer' opgezet: Mercurius. Deze zorgt ervoor dat alle verzenders van standaard e-facturen alle ontvangers bereiken. Meer informatie over dit platform is beschikbaar op de startpagina van Mercurius-portal

2. Praktische aanpak voor de verzender

Het verzenden van elektronische facturen impliceert noodzakelijkerwijs het gebruik van software. Dat kan een tool zijn voor facturatie, administratief en commercieel beheer, of misschien zelfs een ERP, een stand alone toepassing op de eigen computer, of een cloud oplossing, ...

Indien u nog niet over zo'n oplossing beschikt, is het nu misschien het goede moment om te overwegen er een aan te kopen en hiervoor de markt te raadplegen. Hoewel de commerciële informatie rond dit type oplossingen nog niet afdoend verspreid is, is de ontwikkeling van producten die tegemoet komen aan de veralgemening van de e-facturatie al ruim enkele jaren aan de gang. De Vlaamse overheid publiceert op haar website over e-facturering verschillende lijsten met oplossingen die op de markt beschikbaar zijn. Indien nodig zal de overheid verdere initiatieven nemen om deze informatie nog beter te ontsluiten. Ten slotte heeft de overheid, om te vermijden dat u overhaaste beslissingen moet nemen of investeringen doen, een tijdelijke tool   ontwikkeld, het Mercuriusportaal.  Hierop kunnen Belgische bedrijven hun facturen aan de Belgische overheden invoeren, dit in afwachting van een volwaardige structurele oplossing. Om alles te weten over de toegangsmodaliteiten tot het mercuriusportaaal, volg deze link.

Beschikt u al over een tool, dan zal uw softwareleverancier deze tool vroeg of laat moeten aanpassen om e-facturen te kunnen genereren en verzenden. Maar dit kan ook nu al het geval zijn. We raden u dan ook aan contact op te nemen met uw softwareleverancier om meer te weten te komen over de huidige en/of toekomstige mogelijkheden van de tool. U kunt zich uiteraard verder informeren door de markt te raadplegen of te kijken op de site van de Vlaamse overheid (zie vorig punt).

Ook indien u binnen uw bedrijf zelf instaat voor de IT,  zijn er specifieke producten en / of diensten beschikbaar om aan de bovengenoemde vereisten te voldoen. De Vlaamse overheid heeft ook hiervoor een lijst met oplossingen haar e-facturatiewebsite