e-facturen verzenden

1. context

Onlangs is elektronische facturatie ( "e-facturatie") de norm geworden voor het verzenden van facturen naar administraties.

De e-facturatie is gericht op de grondige digitalisering van de uitwisseling en verwerking van facturen. e-facturen zijn geen papieren facturen die zijn gescand of geconverteerd naar PDF, maar alleen elektronische facturen die zijn opgesteld in een gestructureerde indeling (XML), conform de Europese norm voor elektronische facturering.

De methoden voor het ontvangen van elektronische facturen geïmplementeerd door de overheid, zijn ontworpen om het aantal ontvangers te maximaliseren voor de verzenders. Uiteindelijk zullen deze methoden u toelaten al uw klanten te bereiken, zowel publieke als private, Belgische en buitenlandse, dankzij het gebruik van:     

  1. een "universeel" formaat: PEPPOL BIS. De nieuwste versie van dit formaat is compatibel met de nieuwe Europese standaard voor e-facturering, alle Europese contracting, onderworpen aan Richtlijn 2014/55 / ​​EU, zijn verplicht om te oefenen in april 2019 kan je nu al zeker van zijn dat zijn al uw institutionele klanten zullen het kunnen ontvangen.     
  2. een "universele" netwerkinfrastructuur: PEPPOL, dat niets anders is dan de koppeling van bestaande IT-platforms, de interconnectie die nodig is voor de globalisering van uitwisselingen onder redelijke economische omstandigheden.     
  3. contractuele regelingen die rechtszekerheid bieden voor alle uitwisselingen, met behoud van het recht van elke partij (verscheper - ontvanger) om zichzelf in het belang van de klant te voorzien.     
  4. andere kenmerken van deze modaliteiten, die hun duurzaamheid garanderen.

Om een coherente implementatie van deze methoden te garanderen doorheen de 5.000 entiteiten die deel uitmaken van de Belgische publieke sector, is er de afgelopen jaren een 'gecentraliseerde elektronische postkamer' opgezet: Mercurius. Dit zorgt ervoor dat alle verzenders van standaard e-facturen alle ontvangers bereiken. Meer informatie over dit platform is beschikbaar op de startpagina van Mercurius-portal

2. Praktische regelingen voor verzenders

Het verzenden van elektronische facturen impliceert noodzakelijkerwijs het gebruik van een computerhulpmiddel: factureringssoftware, commercieel beheer, zelfs ERP; op een eigencomputer, in gedeelde service (cloud), ...

Indien u nog niet over zo'n tool beschikt, is het misschien tijd om te overwegen het te kopen en de markt te raadplegen. Hoewel de commerciële informatie over het onderwerp weinig verspreid is, is de ontwikkeling van producten aangepast aan de globalisering van de e-facturering al enkele jaren aan de gang. De Vlaamse overheid publiceert verschillende lijsten met oplossingen die momenteel beschikbaar zijn op haar website over e-facturering. Indien nodig zullen door de overheid bijkomende initiatieven worden genomen om de verspreiding van informatie op dit gebied te verhelpen. Ten slotte heeft de administratie, om u in staat te stellen zonder buitensporige haast te beslissen, een tijdelijke functie ontwikkeld waarmee de facturen van elk Belgisch bedrijf aan de Belgische veilinghuizen op het Mercurius-portaal kunnen worden gecodeerd.

Indien u al bent uitgerust, zal de leverancier van de gebruikte software eerder of later deze tool moeten aanpassen om de e-factuur te kunnen produceren en verzenden. Dit kan al het geval zijn. We raden u aan deze te raadplegen om meer te weten te komen over de huidige en toekomstige mogelijkheden van de tool. Breid indien nodig uw informatie uit door de markt te raadplegen (zie vorig punt).

Indien uw bedrijf verantwoordelijk is voor het grootste deel van de werking van zijn informatica, is het mogelijk om specifieke producten en / of diensten te verkrijgen waarvan de integratie het mogelijk maakt om aan de bovengenoemde vereisten te voldoen. De administratie van het Vlaams Gewest onderhoudt een lijst met oplossingen voor deze doelgroep ("Met ERP" genoemd) op haar e-facturatiewebsite